Báo cáo - Liên lạc - Trao đổi như thế nào cho hiệu quả ?
Như mọi người đã biết ngoài kỹ năng chuyên môn, để đạt được hiệu quả cao trong công việc chúng ta cần có những kỹ năng mềm (soft skill) như làm việc nhóm, giải quyết phân tích vấn đề, báo cáo, liên lạc trao đổi,...
Bài viết này mình sẽ viết về báo cáo, liên lạc và trao đổi trong công việc. Mục đích và làm sao để vận dụng được vào trong công việc một cách phù hợp
Nội dung bài viết
- Mục đích của báo cáo, liên lạc và trao đổi
- Những trường hợp nào cần báo cáo, liên lạc và trao đổi
- Cách thức để báo cáo, liên lạc và trao đổi hiệu quả
1. Mục đích của báo cáo, liên lạc và trao đổi
Báo cáo liên lạc trao đổi là nói đến việc giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm hay làm việc ở công ty.
Vậy để thấy được mục đích của báo cáo liên lạc trao đổi chúng ta cần đi xem các trường hợp dưới đây
1.1 Công việc có thể tiến triển 1 smooth
Khi làm việc nhóm mà có báo cáo, liên lạc và trao đổi thì sẽ dễ dàng biết được ai đang làm task gì và tiến độ đang ở đâu rồi.
Ngoài ra, khi hoàn thành công việc mà có báo cáo thì có thể sắp xếp công việc tiếp theo 1 cách dễ dàng và người khác trong team cũng có thể follow được.
Nếu báo cáo tiến độ đúng thời điểm thích hợp thì cấp trên sẽ không mất thời gian cũng như công sức để hỏi tiến độ và như thế công việc có thể tiến triển 1 cách smooth.
1.2 Có thể tập trung vào task của mình
Khi không nắm được tiến độ công việc của các member khác thì sẽ đột nhiên rơi vào trường hợp "Ủa, task của em xong rồi à", "Ai sẽ đối ứng task này cho khách hàng" dẫn tới không tập trung được vào công việc của mình.
Khi không tập trung được vào công việc của mình sẽ làm giảm năng suất, sẽ dễ phát sinh OT hoặc lỗi trong quá trình làm.
Vì thế khi có báo cáo liên lạc rõ ràng thì sẽ nắm được ai làm công việc gì và nhanh chóng phát hiện ra vấn đề sớm nếu có và điều chỉnh độ ưu tiên của công việc một cách dễ dàng.
1.3 Quan hệ giữa đồng nghiệp tốt hơn
Báo cáo liên lạc thực chất là communication.
Khi làm được việc communication tốt thì sẽ có sự phối hợp và hành động hiệu quả trong team, dẫn đến quan hệ giữa các member tốt lên.
Không nên nói bằng miệng mà nên dùng chat app (slack, chat work) hoặc email để lại bằng chứng để tránh phát sinh trouble tranh cãi đã nói như thế này hoặc ko nói như thế này ảnh hưởng đến quan hệ giữa các member.
Ngoài ra khi quan hệ giữa các đồng nghiệp tốt lên thì hiệu quả công việc của team tăng lên, mọi người trong team dễ dàng trao đổi ý kiến với nhau hơn. Từ đó có thể kỳ vọng những ideal mới có thể nảy sinh.
1.4 Có thể nhanh chóng giải quyết trouble
Khi báo cáo liên lạc chính xác thì có thể nhanh chóng giải quyết được trouble.
Khi xảy ra trouble báo cáo ngay thì sẽ có thể nhanh chóng đưa ra xử lý trước mắt làm giảm thiểu rủi ro và tổn thất.
Ngoài ra, tuỳ từng loại trouble mà có thể báo cáo trước để từ đó có sự chuẩn bị và đối ứng 1 cách dễ dàng.
Cần chia sẻ trouble đến với mọi người trong công ty và cách thức phòng chống xảy ra trouble lần nữa.
2. Những trường hợp nào cần báo cáo, liên lạc và trao đổi
Để phát huy được hết những giá trị của báo cáo liên lạc thì quan trọng là cần biết được các trường hợp nào cần sử dụng. Chúng ta hãy cùng đi vào từng trường hợp cụ thể ở bên dưới
2.1 Báo cáo khi phát sinh trouble hoặc xong công việc
Thời điểm báo cáo là rất quan trọng.
Ví dụ nếu xong công việc báo cáo hoặc những task dài thì có thể phát sinh trường hợp không kịp
Báo cáo khi nắm được khi nào có thể xong công việc -> người giao task yên tâm.
Khi báo cáo tiến độ công việc để có thể biết được tiến độ công việc thì cần có dự kiến hoàn thành.
Trường hợp không hoàn thành đúng deadline thì có thể ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án hoặc làm mất sự tin tưởng của khách hàng vì thế báo cáo trước là quan trọng.
Ngoài ra những trouble tương tự xảy ra cần nhanh chóng báo cáo lại.
2.2 Trường hợp cần chỉ định ngày giờ cụ thể
Trường hợp cần chỉ định ngày giờ hoặc khoảng thời gian thì nếu không báo cáo thì dễ phát sinh trouble
Ví dụ khi nhận được message "Đến mai gửi lại tài liệu" thì sẽ có rất nhiều cách hiểu ở đây
- Đến mai nên trong hôm nay gửi
- Gửi trước 8h sáng mai OK
- Gửi trước 17h ngày mai OK
nếu người liên lạc ở trên mà cần sử dụng trong ngày mai mà gửi trước 17h ngày mai là muộn mất. Vì thế cần ý thức được việc thiếu giải thích, thiếu xác nhận sẽ dẫn tới ảnh hưởng đến công việc.
Trường hợp trên ở trong nội bộ công ty thì có thể không vấn đề gì nhưng nếu liên quan đến khách hàng thì sẽ làm mất niềm tin của khách hàng.
Để có thể làm việc smooth giữ được niềm tin của khách hàng thì khi liên lạc cần chỉ định rõ ngày giờ
2.3 Trường hợp cần trao đổi để giải quyết vấn đề
Để trao đổi hiệu quả thì cần xác định rõ được vấn đề cần giải quyết là gì.
3. Cách thức để báo cáo, liên lạc và trao đổi hiệu quả
Trao đổi liên lạc không chỉ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả công việc mà còn gắn kết quan hệ giữa mọi người với nhau.
Vì thế chúng ta cần hiểu cách thực hiện trao đổi báo cáo liên lạc một cách hiệu quả.
3.1 Báo cáo từ kết luận
Trường hợp này chủ yếu là báo cáo từ cấp dưới lên cấp trên hoặc cho member mới với member cũ.
Khi báo cáo hãy ý thức việc truyền đạt kết luận trước bằng cách phải tự mình xác nhận tiến độ công việc của đối phương để không sử dụng quá nhiều thời gian của đối phương, để đối phương có thể hiểu được vấn đề từng chút một và có thể đưa ra chỉ thị.
Hầu hết các trường hợp này là báo cáo bằng miệng nhưng mà với một số trường hợp nội dung phức tạp thì cần có biểu đồ hoặc hình vẽ để thể hiện nội dung một cách dễ hiểu.
3.2 Liên lạc với nhiều người thông qua 1 lần
Trường hợp này khi muốn chia sẻ với toàn thể công ty hay team. Khi muốn liên lạc với nhiều người, có thể sử dụng daily meeting hoặc thực hiện khi meeting
Ngoài ra, nếu cùng 1 liên lạc đến nhiều người thì không nên truyền miệng mà sử dụng mail hoặc chat app để nội dung truyền đạt được thống nhất không có sự sai lệch.
3.3 Trao đổi sau khi đã chỉnh lý
Người trao đổi có thể là sếp, cấp trên, đồng nghiệp, vì thế mà nội dung sẽ khác nhau. Vì chúng ta sẽ sử dụng thời gian của người khác nên hãy nhanh chóng truyền đạt nội dung 1 cách đơn giản nhất. Vì thế việc quan trọng là cần chỉnh lý lại thông tin muốn trao đổi
- Bối cảnh của tình trạng hiện tại
- Mục tiêu hiện tại
- Để hoàn thành thì cần làm gì
Sau khi đã chỉnh lý lại các thông tin trên thì cần truyền đạt 1 cách đơn giản dễ hiểu để đối phương nhanh chóng hiểu được vấn đề. Khi đó sẽ có thể sẽ dễ dàng đưa ra lời khuyên.
Như vậy là mình đã giới thiệu mục đích và các trường hợp cần sử dụng. Khi sử dụng thì nên sử dụng như thế nào cho hiệu quả báo cáo liên lạc và trao đổi.
Chúc các bạn thành công trong công việc và cuộc sống.
Tham khảo: https://go.chatwork.com/ja/column/business_chat/business-chat-185.html